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甘肃体彩兑奖地址:Excel大神直播全记录!教你15个效率百倍的技巧

分享人:hahacoon 来源:互联网 时间:2018-06-28 阅读:0

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要提高Excel的操作效率,这个话题很大,方法也有很多,但其中有一个套路,它的道理很简单却又在很多地方都普遍适用,那就是:批量化。


批量化,是提升操作效率的一道捷径,高手都会使用批量化操作,去代替重复的单个操作。


所以,我们今天主要聊一聊批量化操作中的两个关键套路:批量化的对象选取和批量化的数据处理。




/ 1 /

批量化的对象选取



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对象选取有三个常用场景和套路:


选取连续相邻的对象,巧用SHIFT键

粗暴直接的全体选取,多用CTRL+A

选取特定条件的对象,利用定位功能



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SHIFT键的应用


使用场景:选取目标在空间上是连续的,且彼此相邻。

操作方法:先选中第一个对象,再按住SHIFT键的同时,去选取最后一个对象。这样就可以把这两端当中的所有连续对象一次性全部选中。


举两个具体案例。


【案例1】表格区域的选取

要求:

把第900行以后的表格内容复制到另一个工作表中。


普通小白操作:

先找到第901行,选中这一行之后,按住鼠标左键,然后向下拖拽,直到最末一行。

            

存在的问题:

这个过程当中必须始终保持按住左键,一旦松开了按键,那就前功尽弃了。


高效操作:

①选中第901行;

②拖动右侧的滑动条快速找到最末一行;

③按住SHIFT键的同时,去选取最末这行。


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【案例2】多个工作表的选取

要求:

有一个记录全年销售数据的表格文档,每个月的数据单独存一个工作表,1、2、3三个月的表格都已经填好,现在想要继续添加其他月份。


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普通小白操作:

老老实实一个一个地插入新的工作表了,然后把表头内容再一个一个的复制粘贴到这些新表上面。


高效操作:

①点击第一个工作表的标签;

②按住SHIFT键,去点击最后这个工作表的标签;

③选中了所有中间这些工作表后,单击右键鼠标选择【移动或复制】,直接复制出同样数目的一批工作表。


如果需要批量修改表头的内容或格式,也可以借助批量选?。?/span>

①点击第一个工作表的标签;

②按住SHIFT键,再去点击最后的标签;

③批量选中所有的工作表,这些工作表形成了一个【组】;

④在【组】的状态下,想改啥改啥!改单个表,所有选中的表都会改变。


如果想把12个月份的数据汇总形成全年的总计,求和公式其实也可以用到神奇的SHIFT键:

①新建全年汇总工作表,表头与月份的表头一致;

②选中全年汇总工作表的单元格,输入求和函数SUM;

③求和公式中,先单击第一个工作表,按住SHIFT,选中最后一个工作表;

④输入单元格D3名称,完成公式后回车。



掌握了这个SHIFT批量选取工作表的套路之后,很多操作都可以一次性完成了,比如设置标签颜色、同时删除多个工作表等等。



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CTRL+A的应用


使用场景:把某个范围内的所有对象统统都选中。

操作方法:简单粗暴,先选取其中一个对象,然后按下CTRL+A组合键,A就是All的意思。


【案例3】表格区域的选取

要求:

把整个数据表的范围给选中。


高效操作:

在数据表的范围内先选中一个单元格对象,然后按下CTRL+A组合键,Excel就会自动判断出整个数据表的边界范围并帮我们选中它。


这种自动判断边界的功能非常实用,如果同一个工作表当中存放了多个数据表格,只要他们之间留有空间,使用CTRL+A就能非常准确的选中当前的表格范围,不会影响到其他表格。


【案例4】批量设置单元格

要求:

把下面表格里的黄颜色单元格,全部改成蓝色,或把这些单元格里的内容都删掉。


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小白操作:

一个个选中,一一修改。


高效操作:

利用【查找】功能找出所有黄色单元格批量处理。

①CTRL+F,调出【查找】选项卡;

②点击【选项】,【格式】下拉列表中选择【从单元格选择格式】;

③光标变成带有一根吸管的图标时,从黄色单元格里吸取它的格式设置;

④回到查找选项卡,选择【查找全部】,列表上出现了所有这种格式的单元格;

⑤CTRL+A,即选中所有黄色单元格,接下来想怎么改就怎么改~


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【案例5】全选所有图片

要求:

表格里图片比较多的时候,如何批量选中图片,对图片进行整理?


高效操作:

①先选中一个图片;

②CTRL+A组合键,就会选中所有图片。



接下来想要修改大小或是调整摆放位置,都会很轻松。



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定位功能的应用


使用场景:根据单元格的不同属性特征,有目标的选中其中某一类单元格。

具体操作:用CTRL+G或F5打开定位功能。


常用的可以区分不同单元格类型的条件包括:


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  • 空值:空白单元格(无内容)

  • 常量:单元格有内容(不含公式)

  • 公式:含公式的单元格

一个单元格要么是空值,要么是常量,要么就是公式。


【案例6】批量求和

要求:

下列表格中,每个地区的数据行下方有一行空白的汇总行需要进行求和统计。


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小白操作:

每一个汇总行一个一个去做求和运算。


高效操作:

利用定位功能选出所有的空白行,接着再使用快速求和的快捷键。

①用SHIFT键快速选中数据范围;

②CTRL+G,打开定位功能,【定位条件】选择【空值】;

③ALT+=组合键,快速求和?。╡xcel自动判断求和对象)

如果想要把刚才这些求和汇总的行统统标上黄色,也可以用定位功能。

①选中这个表格中的一个单元格,按下CTRL+G,打开定位功能;

②【定位条件】选择【公式】,就能全部选择汇总行;(因为这些汇总行是由公式产生的)

③修改颜色即可。


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所以说,在Excel的使用当中,经常是你在全力做到最好,还不如别人随便搞搞!找对思路找对方法才是最快捷的手段。




/ 2 /

批量化的数据整理



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数据的整理,通常包括内容的拆分、替换、合并和转换等等,想要进行批量化的整理,最常用的套路也有三个:


数据拆分和类型转换:巧用分列功能

数据拆分及合并处理善用快速填充

随心所欲的数据整理:灵活运用公式



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分列功能


使用场景:对文字内容进行拆分,把一列单元格当中的文字内容拆分成几列。


【案例7】分隔符拆分

要求:

把下面这个表格中的地址信息按照省、市、区三级拆开,放在不同列中。


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小白操作:

一个个单元格地去处理。


高效操作:

借助分列功能的按照【分隔符号】拆分,本案例中的分隔符是「-」。

①选中要拆分的单元格;

②在【数据】选项卡里打开【分列】;

③选择【分隔符号】的拆分方式;

④分隔符号填入「-」,点击完成。


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【案例8】证件号码拆分

要求:

从一组身份证号码当中把出生年份分离出来。


高效操作:

借助分列功能的按照【固定宽度】拆分。如果不同数据行需要切割的位置,字符个数相同,就可以用【固定宽度】处理。

①选中需要拆分的单元格;

②【数据】选项卡中打开【分列】;

③选择拆分方式为【固定宽度】,进入下一步;

④用鼠标点击要拆分的字符位置,确认无误后点击完成。


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以上就是分列功能的两种常规用法:按【分隔符号】拆分和按【固定宽度】拆分。


但它其实还有一个不为人知的隐秘功能,可以用来转换文本型数值和不规范的日期。


【案例9】文本型数值转换

要求:

下图中的单元格的值,看着像数字,实际上是文本,所以不能进行诸如求和的公式运算。如何将它们由文本变成数字呢?


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小白操作:

一个个单元格去重新输入数字。


高效操作:

通过分列功能,高效地完成批量转换。

①选中要转换的单元格;

②【数据】选项卡选择【分列】;

③点击完成,一键搞定!


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【案例10】不规范日期转换

要求:

Excel中除了【年-月-日】和【年/月/日】格式的日期都是不规范的,不规范的日期excel不能使用排序、筛选、统计等日期相关功能,那如何快速把这些不规范日期变规范呢?


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高效操作:

①选中数据单元格,打开【分列】;

②分列设置的前两步都是默认设置;

③在第三步的【列数据格式】中选择【日期】,点击完成。


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快速填充


使用场景:没有分隔符,也不是固定宽度的字符数,需要拆分时使用快速填充。给一个单元格的拆分范例,excel能根据这个范例进行拆分处理。

具体操作:CTRL+E快捷键。

说       明:快速填充是Excel 2013及以上版本支持的新功能。


【案例11】联系人电话拆分

要求:

一组联系人姓名和电话号码的信息,存放在同一列当中,要求把人员姓名和电话拆分成两列。


高效操作:

①制作范例,将第一行中的联系人姓名和电话分别复制出来放置在右侧两列中;

②选中姓名这列当中的单元格,按下CRTL+E,自动拆分出所有的姓名;

③选中电话这列当中的某个单元格,然后CTRL+E快速填充,完成!


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【案例12】身份证号码提取出生年份

高效操作:

①在第一行,手动填入年份;

②选中年份这列的单元格,CTRL+E快速填充。


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【案例13】两列合并成一列

高效操作:

①在第一行,手动将联系人和电话合并,并添加一个符号;

②选中合并这一列的单元格,CTRL+E快速填充。


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【案例14】多段内容交换位置

高效操作:

①在第一行,手动填入转换后的值;

②选中转换后这列的单元格,CTRL+E快速填充。

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函数公式


使用场景:公式可以自动填充,适合批量处理数据。

具体操作:LEFT、MID、RIGHT等文本处理函数以及一些常用的日期转换函数的操作使用。


【案例15】证件号码提取内容

MID函数法:

①输入函数MID;

②填入MID函数的三个参数,分别是要处理的文字对象、开始提取的字符位数、需要提取的字符数(身份证第7位开始的4位数字是出生年份);

③双击填充柄,自动填充。


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如果想要从前面得到的年份推算出当前的年龄,只需要在原有公式上增加计算年龄的条件。

比如输入,“=YEAR(NOW())-MID(C4,7,4)”。


所以,公式可以根据需求进行扩展,适合一些更加复杂的数据整理工作。


【案例16】数据显示格式转换

要求:

一列数字,将它以万为单位显示。


高效操作:

借助TEXT函数来实现,TEXT函数的第2个参数可以设置数据显示的具体格式。

①输入函数TEXT;

②填入TEXT函数的2个参数:要处理的单元格和数据显示格式,“0!.0000万”;

③自动填充。


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如果想要让数字变成中文大写显示,只需改一下格式代码。

把“0!.0000万”换成“[dbnum2]”。

你也可以试试“[dbnum1]”是什么数字格式哦~


所以,如果你想让Excel更听话,让它变出更多花样来,那就不妨跟着我们多学点函数吧~



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